14 elokuuta 2023

Vuoden aikana poikkeuksellisen monta käyttöönottoa

Viime syksystä alkaen Vitec Acuten asiantuntijat ovat tehneet ahkerasti töitä lukuisten käyttöönottoprojektien parissa. Kilpailijan järjestelmän lopettamisen myötä 10 isoa toimijaa siirtyi Acuten käyttäjiksi. Lisäksi Acuten järjestelmä otettiin käyttöön viidessä muussa organisaatiossa.

Vuoden mittaan Vitec Acuten projektipäällikkö Ida Somerkallio on toiminut tiiviisti mukana 15 käyttöönottoprojektissa. Hänen vastuullaan on ollut muun muassa projektien suunnittelu ja aikataulutus, resursointi, koordinointi ja viime kädessä siitä huolehtiminen, että kaikki sovittu on saatu tehtyä. 

– Uudet asiakkaat ovat tehneet hyvän päätöksen. Acute on erinomainen järjestelmä työterveystoimijoille ja lääkäriasemille. Se integroituu hyvin muihin järjestelmiin ja siten toimii erinomaisesti sellaisillakin asiakkailla, joilla on kumppaneina paljon erilaisia toimijoita, kuten sairaaloita ja laboratorioita, Ida kehuu. 

Uudet asiakkaat ovat tehneet hyvän päätöksen.

Järjestelmän käyttöönotto on aina työläs ja monisyinen projekti. Tiukka ja kriittinen aikaraja pakotti pitämään jokaisen projektin aikataulusta kiinni: aiemman toimijan järjestelmä nimittäin lakkasi toimimasta kesäkuun lopussa. Käyttöönottojen vaiheet oli sovitettava myös kaikkien asiakkaiden omiin aikatauluihin. 

Uusia ideoita ja mahdollisuuksia 

Kun järjestelmää otetaan käyttöön, uudet toimijat voivat aloittaa tyhjältä pöydältä ja avoimin mielin, kun vanhaa painolastia ei ole taakkana. Järjestelmän vaihtamisen yhteydessä voi sen sijaan nousta esiin muutosvastarintaa, kun kiire painaa päälle ja potilasvastaanotto pyörii samalla. 

– Olemme pyrkineet tarjoamaan uusia ideoita, vaikka vanhaan opittuun tapaan tottuneena voi olla vaikea miettiä, mikä olisi paras tapa jatkossa. Muistutamme asiakkaitamme aina siitä, että uusi järjestelmä antaa myös uusia mahdollisuuksia, Ida tuumaa. 

Koska Acuten toimintamalli on erilainen kuin edellisellä toimijalla, muutos on ollut monelle järjestelmän uudelle käyttäjälle ja pääkäyttäjälle suuri. Uudessa järjestelmässä on ollut paljon opeteltavaa, ja käyttöönotto on vaatinut myös heiltä paljon mukautumista ja ponnisteluja.  

Acutella pystytään tekemään paljon sellaisia asioita, jotka edellisessä järjestelmässä eivät olleet mahdollisia.

– Käyttöönottoon liittyy aina myös asiakasorganisaation pääkäyttäjien kouluttamista. Olemme opettaneet heille Acuten logiikkaa ja kerranneet asioita aina tarvittaessa. Merkittävä muutos monelle on ollut se, että Acutella pystytään tekemään paljon sellaisia asioita, jotka edellisessä järjestelmässä eivät olleet mahdollisia. 

Järjestelmän vaihtajille käyttöönottoprojektin yhteydessä tehtävät integraatiot ovat valtavan tärkeitä. 

– Kun organisaation toiminta on käynnissä ja asiakkaat ovat jo olemassa, pitää järjestelmäintegraatiot muiden toimijoiden kanssa saada kuntoon ennen käyttöönottoa, jottei työnteko häiriinny. 

Kohti tulevaa yhteistyötä 

Käyttöönottoprojektit etenivät suuresta työmäärästä ja kiireestä huolimatta hyvässä tunnelmassa. 

– Kaiken kaikkiaan käyttöönotot ovat sujuneet valtavan hienosti. Jos asiakas on pyytänyt apua, olemme pyrkineet reagoimaan nopeasti. 

Ida toivoo, että kaikille asiakkaille on jäänyt sellainen tunne, että apua ja neuvoja on aina tarvittaessa saanut.  

– Haluan kiittää asiakkaita hyvin tehdystä työstä. Heidän pääkäyttäjänsä ovat tehneet ison duunin. On muistettava, että ilman pääkäyttäjiä järjestelmä ei olisi heillä käytössä. 

Vaikka projektit nyt päättyvät, apua saa jatkossakin. Asiakkailla on tukiportaali käytössään, josta saa yhteyden Acuten tukeen. 

– Tästä yhteistyömme varsinaisesti starttaa, toivottavasti pitkä sellainen, Ida summaa.