Tällä viikolla Porissa käyttöön otettu järjestelmä mahdollistaa asukkaille lähetettävän tekstiviestin ajanvarauslinkin kera, kun viestin vastaanottaja saa tehdä ajanvarauksen koronarokotusta varten. Järjestelmä on kehitetty ketterästi alle kahdessa kuukaudessa.
Vitec Acute Oy
Tamperelainen Vitec Acute Oy on ollut mukana tekemässä uutta, toimintaa tehostavaa koronarokotusten tekstiviesti- ja ajanvarauspalvelua Porin perusturvalle. Järjestelmä tuo käytännön etuja sekä käyttäjille että henkilökunnalle ja vapauttaa terveydenhuollon resursseja potilastyöhön.
ACUTE-potilastietojärjestelmä mahdollistaa asiakkaiden viemisen järjestelmään, ajanvarauslupien muodostamisen isolle joukolle asiakkaita sekä tekstiviestien automaattisen ja ajastetun lähettämisen.
– Tällaiset kokonaisuudet vaativat monia yksittäisiä palasia, joiden on toimittava keskenään yhteen. Rokotusaikaa varaavan asukkaan kannalta on oleellista, että viestit lähtevät oikea-aikaisesti ja ajanvaraus toimii saumattomasti, Vitec Acute Oy:n myyntipäällikkö Jyri Mäkinen kertoo.
Yhteistyö Porin perusturvan kanssa on ollut saumatonta ja tehokasta.
– Yhteistyö on toteutunut todella hyvin. Olemme päässeet tekemään töitä ammattilaisten kanssa, jotka ymmärtävät terveydenhuollon prosessit ja tekevät työtä sata lasissa, kiittää Porin perusturvan talouspäällikkö Ilkka Manninen.
– Aikaikkuna ideasta toteutukseen oli alle kaksi kuukautta. Nyt järjestelmän ominaisuudet ovat nopeasti muokattavissa käyttöön myös muille tehokasta järjestelmää kaipaaville, Mäkinen sanoo.
Järjestelmä tunnistaa rokotusvuorossa olevan ryhmän ja lähettää siihen kuuluville asukkaille kolme henkilökohtaista tekstiviestiä. Ensimmäinen on ennakkoilmoitus, joka kertoo henkilön olevan seuraavaksi ajanvarausvuorossa. Tässä kohtaa kapula siirtyy ACUTE-potilastietojärjestelmään, josta asukkaalle lähtee toinen tekstiviesti sisältäen ohjeet ajanvarauksen tekemiseen sähköisesti. Ajanvarauksen jälkeen järjestelmä lähettää varatusta ajasta vielä automaattisen muistutusviestin vuorokautta ennen varattua aikaa. Vitecin kumppanina yhteistyössä mukana olleen Movendos Oy:n tuottamassa ajanvarausjärjestelmässä on myös mahdollista perua jo varattu aika.
Tekstiviestit lähetetään vuorossa olevan ryhmän sisällä satunnaisessa järjestyksessä ja automaattisesti porrastetusti, eikä viestin saaminen edellytä asukkaalta toimenpiteitä.
– Viestejä lähetetään samassa tahdissa, kun rokotusaikoja on tarjolla. Asukkaiden ei tarvitse soittaa rokotusajanvarauksen puhelinpalveluun, ellei tekstiviestivarauksessa ole ongelmia, Manninen selventää.
Rokotusvuorossa on kerrallaan useiden tuhansien kokoinen asukasmäärä. Sitä mukaa, kun rokotteita valmistuu, viestejä lähtee uusille rokoteryhmille ja toiminta tehostuu jatkuvasti.
– Arvioimme, että noin 80 % rokotettavista pystyvät hoitamaan asioinnin itsenäisesti käyttäen sähköistä ajanvarausta. Näin ne, jotka tarvitsevat varaamiseen tukea, myös pääsevät puhelimitse paremmin läpi, kun linjat eivät ole tukossa. Samalla saamme vapautettua resursseja puhelinpalvelusta rokotetyöhön, Manninen uskoo.
Käytössä oleva ajanvarausmalli ja yhteistyö eri toimijoiden välillä mahdollistaa valtavan muuntautumiskyvyn. Järjestelmä on omassa hallussa, jolloin muutoksia pystytään tekemään tarpeen mukaan. Henkilökunta on ollut järjestelmään hyvin tyytyväinen.
– Voimme itse määritellä rokotukseen tavoiteltavat ryhmät ja säätää tilannetta, mikäli joku terveydellisen tekijän perusteella havaittu joukko tai jokin ammattiryhmä tarvitsisi priorisoida ikäryhmäjaottelun edelle. Pystymme näin myös mukautumaan siihen, kuinka paljon rokotteita tulee ja paljonko rokottajia tarvitaan, Manninen sanoo.
Lisätiedot:
Jyri Mäkinen, myyntipäällikkö, Vitec Acute Oy
040 779 7611, jyri.makinen@vitecsoftware.com