27 lokakuuta 2025
Potilastietojen säilytys on lakisääteinen velvollisuus, ja sen tarkoitus on varmistaa, että hoitohistoria pysyy käytettävissä myös tulevaisuudessa. Säilytysajat vaihtelevat tiedon tyypin mukaan, ja joitakin asiakirjoja säilytetään pysyvästi.
Potilastiedot ovat hoidon perusta. Ne sisältävät tietoa potilaan terveydentilasta, hoitotoimenpiteistä, lääkityksistä ja tutkimustuloksista. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten potilastietoja säilytetään, milloin niitä voidaan luovuttaa ja mitä oikeuksia potilaalla on omiin tietoihinsa.
Vitec Acute auttaa terveydenhuollon toimijoita varmistamaan, että tietoja säilytetään oikein ja tietoturvallisesti koko niiden elinkaaren ajan.
Potilastietojen säilytys perustuu lainsäädäntöön. Suomessa potilastietoja säilytetään vähintään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Joitakin tietoja, kuten synnytyskertomuksia, säilytetään pysyvästi.
Tiedot voivat sijaita:
Mitä säilytysvelvoitteet tarkoittavat käytännössä?
Säilytysvelvoitteet varmistavat hoitohistorian jatkuvuuden. Kun organisaatio vaihtaa järjestelmää, rekisterinpitäjä päättää, miten vanhat potilastiedot käsitellään. On tärkeää, että tiedot eivät katoa tai jää vanhaan ympäristöön.
Jos tiedot tallennetaan Kantaan, ne voidaan poistaa vanhasta järjestelmästä ja säilyttää jatkossa turvallisesti sähköisessä muodossa. Jos taas tallennus ei ole vielä tehty, rekisterinpitäjän vastuulla on varmistaa, että tiedot ovat hoitohenkilökunnan käytettävissä esimerkiksi katseluratkaisun avulla. Näin hoito voi jatkua sujuvasti ja tietojen eheys säilyy koko muutoksen ajan.
Potilastietojen luovutus on sallittua vain, jos siihen on laillinen peruste tai potilas on antanut suostumuksen.
Luovutus voi tapahtua esimerkiksi:
Kenelle tietoja voidaan luovuttaa ja miten se dokumentoidaan?
Jokainen tietojen luovutus kirjataan järjestelmään, ja potilaalla on oikeus nähdä, kuka hänen tietojaan on käsitellyt. Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja suojaa yksityisyyttä. Järjestelmän on tuettava lokitietojen tallennusta ja käyttöoikeuksien hallintaa.
Potilaalla on oikeus:
Potilas voi käyttää oikeuksiaan esimerkiksi Omakanta-palvelun kautta tai ottamalla yhteyttä hoitavaan yksikköön. Potilastietojen säilytys ja luovutus toteutuvat vastuullisesti, kun käytössä on järjestelmä, joka tukee läpinäkyvyyttä ja tietosuojaa – kuten Vitec Acuten Acute-potilastietojärjestelmä.
Potilastiedot eivät ole vain yksittäisiä merkintöjä – ne muodostavat kokonaiskuvan potilaan terveydentilasta ja hoitohistoriasta. Kun potilas siirtyy hoitoon eri yksiköiden välillä tai hoito jatkuu pitkän ajan yli, ajantasaiset ja kattavat tiedot mahdollistavat saumattoman hoidon jatkumisen. Tämä vähentää virheiden riskiä, nopeuttaa hoitopäätöksiä ja parantaa potilasturvallisuutta.
Esimerkiksi kroonisten sairauksien hoidossa potilastietojen pitkäaikainen säilytys ja helppo saatavuus ovat elintärkeitä. Kun hoitava lääkäri näkee aiemmat diagnoosit, laboratoriotulokset ja lääkitykset, hän voi tehdä parempia päätöksiä ja välttää turhia toimenpiteitä. Tiedonhallinnan laatu vaikuttaa suoraan hoidon laatuun.
Miksi tämä kaikki on tärkeää?
Potilastietojen asianmukainen käsittely ei ole vain tekninen tai juridinen velvoite – se on osa potilasturvallisuutta ja hoidon laatua. Kun tiedot ovat tallessa, ajantasaisia ja käytettävissä oikeille henkilöille oikeaan aikaan, hoito voi perustua kokonaisvaltaiseen ymmärrykseen potilaan tilanteesta.
Potilastietojen säilytys, luovutus ja käyttöoikeudet muodostavat perustan luotettavalle hoitotyölle. Kun tietosuoja, lainsäädäntö ja teknologia kohtaavat, potilaan oikeudet toteutuvat ja tiedonhallinta on turvallista.
Vitec Acute auttaa organisaatiota varmistamaan, että potilastiedot ovat aina tallessa, hallittuja ja käytettävissä oikeaan aikaan.